A gestão documental tem papel primordial na rotina empresarial, um arquivo organizado proporciona otimização de tempo, redução de custos e aumento de produção.
Períodos fiscais, notas, documentos e tudo que envolva a história da empresa, deve estar alinhado e de fácil acesso quando solicitado, seja documento físico ou arquivo eletrônico, o objeto de interesse deve estar acessível para eventuais consultas.
Isto exige uma rotina de disciplina por parte dos colaboradores que devem primar pelo bom funcionamento da gestão de documentação, o que nem sempre ocorre, por diversos motivos.

Felizmente, hoje, existem meios eficazes de gestão de documentos que propiciam eficiência na busca de arquivos. Alguns métodos têm se destacado por oferecerem a organização e agilidade que as empresas tanto buscam.

É acertado que definir um princípio de organização é o começo correto de qualquer gestão de documentos; a disposição documental deve seguir um padrão, seja ele ordenado por: cliente, data, ordem alfabética, validade.
Outro meio de aplicabilidade organizacional é a boa sinalização dos arquivos o que potencializa o tempo de busca dispensado ao documento, fazendo com que o foco seja a conclusão do serviço envolvendo aquele dado e não a busca em si.
A filtragem de novos documentos é um fator crucial para o bom andamento do arranjo de documentos. Após a distribuição adequada de documentos antigos que estavam desorganizados, os novos devem tomar o mesmo rumo, no intuito de evitar que tudo se acumule novamente.
Todos devem estar envolvidos no ordenamento, pois este deve ser um processo integrado ao serviço de rotina.

Vale frisar que a digitalização dos arquivos é cada vez mais necessária e contribui com o meio ambiente, além de que um arquivo digital pode tornar a busca e organização de documentos muito mais rápida do que um arquivo físico, seja por banco de dados, nuvem, HDs, você escolhe qual se adequa melhor à necessidade da sua empresa.
O uso de ferramentas para gerir registros também é útil para fortalecer sua gestão, uma vez que no mercado existem softwares de muita valia para arquivos digitais e a inovação deve fazer parte da estratégia de estruturação de documentos.
E não se esqueça de manter um backup para evitar perdas por razões adversas.

Por fim, tenha ciência do período em que cada documento se faz necessário em arquivo para que um título não tome espaço demasiado sem que este ainda tenha serventia, seja fiscal ou de qualquer outra natureza. O descarte adequado de arquivos obsoletos faz parte da organização de documentos, então prazos de validade devem ser respeitados para manter o bom andamento da gerência dos arquivos.

Fica evidente que mudanças fazem parte da evolução empresarial, e que, o aprimoramento dos bancos de dados deve ser constante e ter participação de toda equipe a fim do resultado positivo para o serviço.

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